“Ons DNA in elk gebouw”. Dat is de slogan van HOMIJ, een van de grootste installatiebedrijven in Nederland. Met ruim 700 medewerkers in dienst, is Homij een ware kennisorganisatie.
Er is altijd ruimte voor innovatie en verbetering, vooral in tijden waarin het werven van nieuwe mensen en de snelle overdracht van kennis en kunde nog nooit zo belangrijk waren. Want hoe hou je kennis op peil als de druk op de organisatie hoog is om het werk af te krijgen?
Homij is daarom begonnen om GPAL, een platform voor video leren, in te zetten binnen de organisatie. Momenteel lopen er drie GPAL projecten bij Homij, waar video-instructies worden ingezet voor de instructie op bouwprojecten, toolboxen en onboarding. Marc Meeder, vestigingsdirecteur bij Homij, vertelt over hun ervaringen met GPAL. In deze best-practice case lees je meer over de 3 projecten!
Elk bouwproject is anders. Zo heeft elk bouwproject specifieke eigenschappen en veiligheidsmaatregelen die relevant zijn voor die locatie. Bij de klant VU medische centrum (VUmc) in Amsterdam is het bijvoorbeeld belangrijk om te zorgen dat de werklocatie ook veilig is voor zorgpersoneel en patiënten, terwijl bij een renovatie- of bouwproject er rekening moet worden gehouden met andere zaken, zoals hijswerkzaamheden of dat de installatie niet onder spanning staat.
Bij het VUmc werken medewerkers op verschillende plekken aan verschillende werkzaamheden die vaak ver uit elkaar liggen: Hoe zorg je er dan voor dat alle verschillende medewerkers die op zo’n project werken continu en eenvoudig de juiste instructies krijgen?
Voorheen werden project instructies fysiek gegeven op het moment dat mensen binnenkwamen op de locatie. Maar dit is erg arbeidsintensief waardoor het langer duurt voor mensen aan de slag gaan. Om dit proces te innoveren is Homij begonnen om de project instructies snel, eenvoudig en duidelijk over te brengen met video-instructies in de GPAL App. Via GPAL kunnen medewerkers nu van tevoren de belangrijkste informatie bekijken aan de hand van deze korte video’s. Hierdoor kunnen medewerkers zich al voorbereiden voordat ze op de locatie komen en kunnen ze sneller, zelfstandiger en veiliger aan het werk.
“Via GPAL worden nu belangrijke instructies gedeeld, bijvoorbeeld hoe laat we starten of wat de belangrijkste veiligheidsvoorschriften zijn. Dan heb je meteen alle informatie gedeeld.”
– Marc, vestigingsdirecteur Homij
Deze nieuwe innovatieve werkwijze brengt veel voordelen met zich mee.
Verschillen in veiligheids- en logistieke instructies verschillen niet alleen onder het type project, maar ook binnen hetzelfde project vereisen verschillende fases andere maatregelen en instructies. Om iedereen op de hoogte te houden van de belangrijkste veiligheidsinstructies worden er periodiek toolbox meetings gehouden. In een toolboxmeeting wordt de belangrijkste informatie gedeeld voor de komende week (of weken) waar werknemers rekening mee moeten houden. Bijvoorbeeld als er veel vrachtverkeer of hijsbewegingen zijn binnen het project waarop ze werken, dan zullen daar toolboxen over worden gegeven.
Tot op heden gebeurde dit middels fysieke bijeenkomsten. Om dit proces te innoveren is Homij begonnen deze toolboxen op video te zetten. Deze worden dan gedeeld met de werknemers via de GPAL app. Dit heeft een aantal voordelen.
Via de App is iedereen bereikbaar
Voor een fysieke toolboxmeeting moet je een moment vinden waarop je iedereen bij elkaar kunt roepen, wat niet altijd even gemakkelijk is. Bij het VUmc werken bijvoorbeeld 30 medewerkers aan technische installaties verspreid over 560.000 m2 oppervlakte. In groepen van twee gaan monteurs door het hele gebouw aan de slag. Even naar elkaar toe lopen, zit er dan niet zo makkelijk in. Bovendien zijn er natuurlijk medewerkers in deeltijd, die nog aan andere projecten werken of leerlingen die een bepaalde dag in de week naar school moeten.
“Er is eigenlijk nooit een moment te vinden waarop iedereen aanwezig is. Met een video-instructie bereik je iedereen! Zo is iedereen altijd op de hoogte van de juiste veiligheidsvoorschriften.”
– Marc, vestigingsdirecteur Homij
Door de toolboxen te verfilmen wordt nu gemakkelijk iedereen van de juiste informatie voorzien.. Werknemers kunnen op hun mobiele telefoon gemakkelijk per toolbox 1 of meer video’s bekijken. Dit is ook verplicht te stellen in de GPAL App waarbij men daar automatisch notificaties over krijgt en de manager daarover een rapportage krijgt.
Specifieke kennis overbrengen op een snelle en duidelijke manier
Een ander voordeel van video instructies is dat het een hele duidelijke manier is om uitleg te geven. Een goed voorbeeld hiervan is als er ergens op de werklocatie asbest is geconstateerd. Het kan dan lastig zijn om precies uit te leggen waar in het gebouw er niet gewerkt kan worden.
“Probeer maar eens duidelijk te maken op papier dat op de vierde verdieping in dat ene hok links achterin asbest is geconstateerd. Dat moet iedereen dan nog maar weten te visualiseren en onthouden. Als je in een video laat zien achter welke deur het zit en dat iemand het dan ook echt aanwijst, dan weet je zeker dat je het herkent als je het de volgende keer ziet.”
– Marc, vestigingsdirecteur Homij
Met video is het dus makkelijker om duidelijke instructies over te brengen. Ook de snelheid waarmee instructies gedeeld kunnen worden, gaat flink omhoog met GPAL. Sommige handelingen, zoals het herkennen van asbest, zijn nu eenmaal lastig uit te leggen op papier waardoor het veel tijd kost om dit goed op te schrijven. Een video is daarentegen binnen enkele minuten gemaakt en gedeeld met de GPAL App!
“Op het moment dat je iets bespreekt in de keet of opschrijft op papier is het nog maar de vraag of hetgeen wat je overbrengt ook echt begrepen wordt. Als je in een video iets kunt aanwijzen of laten zien, dan weet je zeker dat iemand het ook echt begrijpt.”
– Marc, vestigingsdirecteur Homij
Zie hieronder een voorbeeld instructie video van Homij
Video instructies worden niet alleen ingezet op bouwprojecten, maar ook op het Homij kantoor. Zo wordt nieuw personeel snel en eenvoudig ingewerkt met de GPAL app.
Op een eerste werkdag worden nieuwe medewerkers vaak overspoeld met nieuwe informatie. Van het ontmoeten van al je nieuwe collega’s tot het uitzoeken hoe je de poolauto kan reserveren. Homij versterkt daarom de onboarding met video’s, om nieuw personeel op deze manier beter te ondersteunen. Zo wordt alle belangrijke informatie die je op een eerste werkdag en weken daarna tegenkomt, in korte instructievideo’s uitgelegd.
Om de onboarding iets meer tastbaar te maken, zijn er ook onboardingsboekjes gemaakt, waarin allerlei belangrijke onderwerpen staan met bijbehorende QR-codes. Een nieuwe medewerker kan dan zelfstandig door het boekje heen werken en krijgt gemakkelijk toegang tot de juiste ondersteunende video’s door de QR-codes te scannen met de GPAL app.
Zelfstandig leren op je eigen moment
Het gebruiken van GPAL in de onboarding heeft veel voordelen. Via GPAL zijn video’s eenvoudig op te nemen, op te slaan en te delen met nieuwe medewerkers. Video maakt het niet alleen eenvoudiger om relevante informatie over te brengen, maar zorgt er ook voor dat medewerkers zelfstandig altijd toegang hebben tot de relevante kennis die zij nodig hebben. Een video is gemakkelijk terug te kijken, ook als je het even niet meer weet. Een nieuwe medewerker kan een video zo vaak bekijken als nodig is, totdat hij of zij het helemaal begrijpt. Dit zorgt ervoor dat medewerkers sneller zelfstandig zijn en ze kunnen leren in hun eigen tempo.
“Het grote voordeel van video instructies is dat je altijd bij de informatie kan op het moment dat je het nodig hebt. Een collega is soms lastig te bereiken en als je net nieuw bent, wil je natuurlijk ook zelfstandig verder kunnen.”
– Marc, vestigingsdirecteur Homij
In de toekomst
In een volgende fase ziet Homij ook andere toepassingen voor het gebruik van video-instructies, bijvoorbeeld voor het periodiek onderhouden van installaties. Zo kan het weleens voorkomen dat voor sommige gebouwen 1 keer per jaar onderhoud moet worden uitgevoerd aan een warmtepomp. Video-instructies kunnen dan ingezet worden om werknemers toegang te geven tot informatie over die specifieke locatie, die ze anders niet zo vaak zouden tegenkomen.
Voorlopig is Homij nog volop bezig met het uitrollen van het gebruik van GPAL binnen de organisatie.
“We zijn nog maar net begonnen! In de toekomst gaan we GPAL nog verder uitrollen en willen we dat video-instructies de toolbox meetings en project instructies grotendeels gaan vervangen.”
– Marc, vestigingsdirecteur Homij
Wij zijn erg benieuwd om te zien hoe dit verloopt! Wordt vervolgd…
Als je meer wilt weten over GPAL en wat GPAL voor je eigen organisatie kan betekenen, vertellen we je graag meer!
“Wij helpen bedrijven graag met het versnellen van opleiden en trainen.”
Rico - Salesmanager GPAL