CASE: Werk- en dienstinstructies in beeld bij Penitiaire Inrichting Veenhuizen

Dienst- en werkinstructies in beeld: collega’s die jou in een video laten zien hoe en welke werkzaamheden bij een bepaalde taak horen.

“Collega’s kijken makkelijker een filmpje dan dat ze alle dienstinstructies moeten gaan lezen. Het is herkenbaar en een bijkomend voordeel is dat wij kunnen toetsen en kijken wat een collega al beheerst. De papieren dienstinstructies zullen nog niet verdwijnen maar GPAL is meer van deze tijd.”

Sinds februari gaan José en Claudia, beiden complexbeveiliger in Norgerhaven DJI, met enige regelmaat op pad om op hun 2 locaties Esserheem en Norgerhaven instructievideo’s op te nemen van alle beveiligingsprocedures. Zij brengen al deze handelingen in beeld door korte video-instructies op te nemen en dit blijkt een groot succes. Los van het visueel maken van werkprocedures, dat het leren versneld, is er ook een sterk sociaal aspect aan de App dat leidt tot veel positiviteit. Nuttig voor nieuwe collega’s, maar ook zeker wanneer je al langer in dienst bent.

Positieve reacties

José en Claudia schakelen bij elke procedure de hulp in van ervaren collega’s voor het maken van de video’s. Zo geven de experts  binnen het bedrijf uitleg over hun werkzaamheden en zijn hier vaak erg enthousiast over. 

“Er wordt positief op ons gereageerd”, vertelt Claudia. “Collega’s vinden het leuk om mee te werken of een rol te spelen in een video instructie en ze denken goed mee over hetgeen we in beeld brengen.”

Sociale innovatie

Het vernieuwende van GPAL is niet alleen het visuele, maar ook dat de eigen mensen betrokken zijn. Personeel wordt enthousiast en zo ontstaat er meteen meer draagvlak. Nieuwe procedures worden niet alleen sneller en makkelijker gemaakt, maar ook opgepakt. Omdat er wordt gefilmd met eigen collega-experts is er meteen al interactie en daardoor ook meteen meer animo om de filmpjes te bekijken. 

Beide dames hebben inmiddels ruim zeventig filmpjes gemaakt, maar ze zijn er nog niet op uitgekeken. José vertelt:

“We maken en bewerken de opnamen met de iPhone en uploaden het materiaal vervolgens in de GPAL-app. Soms kom je nadien tot de conclusie dat een filmpje net niet helemaal goed is gelukt. Dan maken we een nieuwe opname. Het is een superleuk project waar wij samen aan mogen werken!”

De filmpjes die ze al hebben gemaakt worden binnenkort beschikbaar gemaakt voor medewerkers in de GPAL app. Door de beperking van de computers op de werkplek, komen er wellicht een aantal iPads op centrale plekken. 

Zie hieronder een paar voorbeelden van hoe zo’n instructiefilmpje er uit kan komen te zien! 

De lancering

De lancering zal plaatsvinden na de zomer. De bedoeling is om het groots te lanceren op een personeelsdag. Door Corona is die dag nog niet vastgelegd. Veel collega’s hebben de video’s echter al gezien en reageren positief.

“Omdat wij zelf geloven in dit project en dit ook uitstralen kunnen we op een zodanige manier collega’s motiveren om mee te denken en mee te werken. We benadrukken ook regelmatig dat het vooral ons project is. Daar bedoelen we mee voor en door collega’s. Dit maakt het voor iedereen herkenbaar en zo wordt het ook echt ons product.”