De 4 grootste uitdagingen van leren op de werkplek … en hoe je deze kunt aanpakken!

Wereldwijd zijn er ongeveer 2 miljard ‘blue collar’ werknemers, oftewel alle medewerkers die niet achter een desktop zitten. De meeste van hen leren het vak op de werkplek en worden door ervaren medewerkers, ook wel leermeesters of werkcoaches genoemd, opgeleid. Echter, leren op de werkplek heeft ook uitdagingen. Deze uitdagingen kunnen worden teruggebracht tot 4 belangrijke onderwerpen: tijdgebrek, betrouwbaarheid van overdracht, gebrek aan herhaling en “het probleem van de expert”. 

In dit artikel gaan we eerst in op de eerste vier uitdagingen en dan geven we suggesties hoe deze uitdagingen aan te pakken.

1– De uitdaging van tijdgebrek

Het inwerken van een nieuwe medewerker kan een tijdrovende taak zijn. Het combineren van je dagelijkse werkzaamheden en het inwerken van een nieuwe medewerker kan druk geven en de nieuwkomer voelt meer als een last dan extra hulp. Dit is niet alleen een probleem voor de werkcoach, maar ook voor de nieuwe medewerker. Als gevolg van tijdgebrek krijgt de nieuwe medewerker niet genoeg tijd en aandacht om alle vereisten van zijn werk goed te leren. Dit tijdgebrek kan ertoe leiden dat leren op de werkplek niet echt efficiënt is of zelfs kan leiden tot hogere kosten of nog erger: fouten en ongelukken.

2 – Betrouwbaarheid van kennis

Een directe consequentie van tijdgebrek is dat belangrijke kennis niet goed overgedragen wordt. Als een werkcoach moet uitleggen hoe een bepaalde machine werkt, zal hij de nieuwe medewerker laten zien welke knoppen te bedienen en hoe met de machine om te gaan. Het is begrijpelijk dat de medewerker zijn nieuwe collega zo snel mogelijk wil inwerken, maar hij zou daardoor kunnen vergeten om de achtergrond van de machine uit te leggen. In andere woorden: het “hoe” van de taken wordt uitgelegd, maar het “waarom” blijft vaag of wordt achterwege gelaten. Op deze manier ontbeert de nieuwe medewerker belangrijke kennis. 

3 – Gebrek aan herhaling

Een andere uitdaging bij het leren op de werkplek is dat de nieuwe medewerker niet in staat is om te oefenen of fouten te maken. De medewerker kijkt vaak over de schouder van de coach mee en volgt zijn stappen, zonder het eerst zelf te kunnen proberen. Zonder herhaling zal de nieuwe medewerker al veel informatie vergeten zijn tegen de tijd dat hij zelfstandig moet werken.

4 – ‘Het expert coach’-probleem

Nieuwe medewerkers worden vaak ingewerkt door experts vanuit het bedrijf. Deze experts hebben hun eigen routines en werkmethodes. Het zou kunnen dat er in de loop der jaren onopgemerkt fouten in het werk van de expert zijn geslopen of dat hij niet alle kennis heeft, en dat geeft hij nu door aan de nieuwe medewerker. Het is dus bijna onmogelijk om 100% zeker te weten dat de nieuwe medewerker alles op de juiste manier leert.

Hoe kun je deze problemen oplossen? 

Faciliteer leren op de werkplek digitaal

Om leren op de werkplek binnen jouw organisatie te verbeteren is het belangrijk dat je deze uitdagingen aanpakt. Een manier om dit makkelijk en snel te doen is met ons leerplatform GPAL. Met GPAL kunnen medewerkers binnen een bedrijf instructievideo’s maken en makkelijk delen en bekijken in een afgeschermde mobiele app. 

De GPAL app biedt het voordeel dat het is ontwikkeld met deze vier uitdagingen in gedachten. Hieronder lees je wat de voordelen zijn. 

Het probleem van tijdgebrek oplossen

De App voorziet in het gepersonaliseerd kunnen tonen van gestructureerde sets instructievideo’s die bijvoorbeeld een belangrijk bedrijfssysteem of machine procedures uitleggen. Deze video’s worden met dezelfde App gemaakt door zeer ervaren eigen expert medewerkers. Op deze manier kunnen nieuwe medewerkers worden getraind op een efficiënte manier omdat ze voor een groot deel zelf kunnen leren en ervaren medewerkers niet telkens hetzelfde hoeven uit te leggen. Gebrek aan tijd is niet langer een barrière voor een succesvolle overdracht van kennis. De werkcoach kan voor de meeste procedures verwijzen naar de GPAL App en kan daarom meer een “echte” coach zijn voor de overgebleven tijd. De nieuwe medewerker kan de video’s bekijken, terwijl hij naast de machine of het kennisobject staat en zo zelfstandig leren. De nieuwe medewerker kan altijd alle instructies bekijken op zijn mobiele telefoon of device en kan zodoende overal en altijd leren op de werkplek. Er kunnen ook vragen gesteld worden aan alle directe collega’s via de GPAL app. De coach heeft zodoende meer tijd om context te geven in plaats van het steeds herhalen van routines. We zeggen dus niet dat de coach er niet meer moet zijn!

De uitdaging van betrouwbaarheid van overdracht

De GPAL app garandeert ook accurate kennis omdat de hele organisatie er aan mee werkt. Ervaren medewerkers kunnen binnen GPAL zelf filmen hoe ze bijvoorbeeld een specifieke taak uitvoeren. Deze video wordt vervolgens geüpload in de App. Het is mogelijk om deze video eerst door een goedkeuringsflow te laten gaan voordat de video toegankelijk wordt voor andere medewerkers. Op deze manier worden de video’s goedgekeurd door interne experts en ben je er zeker van dat de video’s juist zijn. Een andere optie is om alle video’s te uploaden zonder goedkeuring. Medewerkers kunnen zelf discussiëren en reageren op video instructies. Collega’s kunnen nu bijvoorbeeld een nieuwe en betere instructie voorstellen en maken. Op deze manier worden de video’s constant blootgesteld aan de feedback van medewerkers en interne experts, wat resulteert in een constante verbetering van de kwaliteit. Een mooi neveneffect is dat de procedures nu worden “gedragen” door de verantwoordelijke groep medewerkers.

De uitdaging van het gebrek aan herhaling aanpakken

Terwijl de coach iets misschien maar 1 keer laat zien, kan een nieuwe medewerker met de GPAL app een werkprocedure pauzeren, terugspoelen en meerdere malen bekijken. De nieuwe medewerkers kunnen zien wat ze moeten doen terwijl ze voor het leerobject staan. Het wordt zo makkelijker om te oefenen op de werkplek. De medewerker kan nu oefenen en omgaan met zijn werk op eigen snelheid, zonder bang te zijn om grove fouten te maken. Het gebruik van GPAL leidt tot meer zelfverzekerdheid, autonomie en motivatie bij medewerkers, wat resulteert in een sneller leerproces.

Het ‘probleem van de expert’ aanpakken

Niemand weet alles. 

GPAL creëert de mogelijkheid om gebruik te maken van de kennis van het collectief, omdat zehet peer2peer kennisuitwisseling faciliteert binnen het bedrijf. Medewerkers uit dezelfde discipline hebben toegang tot elkaars video’s en kunnen elkaar feedback geven met commentaar, de video “liken” of antwoorden met een eigen video. Dit stimuleert de continue verbetering binnen het bedrijf en, heel belangrijk, fouten worden sneller gedetecteerd en gecorrigeerd. Op deze manier ontstaat er soort 24/7 beschikbare expert met alle collectieve kennis.

Wil je ook beginnen met leren op de werkplek of jouw huidige traject verbeteren? 

Twijfel dan niet om contact op!