CASE: Versnellen van Onboarding met GPAL instructievideo’s binnen PI Dordrecht. 

De Uitdaging 

Penitentiaire inrichting Dordrecht is een van de inrichtingen binnen DJI die al werkt met  GPAL. Zij laten succesvol zien hoe je GPAL in kan zetten om het onboardingsproces te versnellen en te digitaliseren. 

“Het vernieuwende en innovatieve van video-instructies is echt de grootste toegevoegde waarde van GPAL. Met alle digitalisering die we in het dagelijkse leven om ons heen hebben, is het alleen maar logisch dat het ook op onze werkplek gaat komen.”

Nieuwe medewerkers moeten snel bekend raken met de vele procedures en werkzaamheden binnen PI Dordrecht. Dit begint al zodra de medewerker de deur door komt: hoe werkt de detectie procedure?, hoe waarborg je je sleutels? en hoe werkt de portofoon? Dit zijn vragen waarmee de werknemer direct mee te maken krijgt. Het inwerktraject duurt daardoor vaak erg lang en soms moet daarnaast nog een formele opleiding gevolgd worden. Met GPAL was het doel om de onboarding te versnellen. Met visuele instructievideo’s, die altijd beschikbaar zijn in de app, kan het kennistekort van nieuwe medewerkers opgevangen worden en hen helpen om snel nieuwe procedures aan te leren. 

“Nieuwe medewerkers hebben vaak te maken met een groot kennistekort als ze in de daadwerkelijke functie komen werken. Met GPAL proberen we dit kennistekort bij medewerkers op te vullen. Het visuele aspect zorgt er ook nog eens voor dat dit versneld gebeurd.”

De Aanpak 

PI Dordrecht heeft met de Sprint methodiek van GPAL kortlopende projecten gedefinieerd en uitgevoerd. Het eerste project, het maken van een algemene introductie voor alle nieuwe werknemers, is al met succes afgerond en uitgerold. Het tweede project, het verfilmen van het onboarding traject voor verschillende functiegroepen, is inmiddels ook in ontwikkeling. Waar het eerste project meer generiek is, is de tweede meer op de taken binnen een functie gericht. 

Project 1: Kennismaking met PI Dordrecht 

Een eerste project werd gestart om de nieuwe medewerkers welkom te heten en meteen wegwijs te maken binnen PI Dordrecht. Ervaren collega’s maakten video’s waarin ze zichzelf voorstellen en kort vertellen wat zij doen binnen de organisatie. Zo maken nieuwe medewerkers kennis met iedereen binnen de organisatie, van degene die in de catering werkt tot aan de vestigingsdirecteur. Door het visuele aspect van video zien zij meteen al wat bekende gezichten en voelen ze zich direct meer betrokken. Het is daarom ook niet gek dat deze kennismaking al veel gebruikt wordt en erg positief ontvangen wordt. 

“In de introductie video’s vertelt iedereen zijn eigen verhaal, waardoor het inwerktraject meteen persoonlijker wordt. Wij merken dan ook dat nieuwe medewerkers zich sneller thuis voelen en betrokken zijn binnen de organisatie.” 

Zie hier hoe instructievideo’s worden gemaakt binnen PI Dordrecht

Project 2: Verfilmen van het onboarding project

Het tweede project is het verfilmen van specifieke inwerktrajecten van verschillende functiegroepen. Nieuwe medewerkers zitten verspreid over de zeven verschillende afdelingen binnen PI Dordrecht, maar moeten wel allemaal ingewerkt worden. Voor elke functie wordt nu een inwerkboek gemaakt met uitleg en QR-codes. Zodra de nieuwe medewerker de QR-code scant in de GPAL app, komt meteen de juiste video naar boven. 

“De instructievideo’s in GPAL combineren we met een fysiek inwerkboek. De video’s geven sneller de juiste informatie en een verheldering, en het is echt meer van deze tijd.”

Een vaste kleine filmploeg wordt op pad gestuurd om de procedures te verfilmen. Zij bezoeken de verschillende werkplekken en nemen samen met de werknemers korte video instructies op die vervolgens gedeeld worden in de GPAL App. Deze drie enthousiaste en gedreven collega’s zijn inmiddels bekende gezichten binnen de organisatie en maken iedereen erg enthousiast over het filmen. De laagdrempeligheid van GPAL stelt de medewerkers ook sneller op hun gemak en daardoor gaat het filmen steeds soepeler. Door het aanstellen van een vast team, worden de medewerkers betrokken, maar wordt tegelijkertijd ook de kwaliteit van de video’s altijd gewaarborgd. 

“Het enthousiasme van het filmteam werkt ook echt aanstekelijk. De werknemers kunnen meedenken en staan zelf ook op film. Zo is GPAL eigenlijk een product van ons allemaal.”

Het is soms lastig om logistiek het filmen op regelmatige basis te verwezenlijken, het filmteam moet immers uitgeroosterd worden en de collega’s op locatie moeten beschikbaar zijn om video’s te maken. Ook in corona tijden is het filmen soms lastig te regelen. De 3 wekelijkse sprint methode van GPAL wordt daarom bij PI Dordrecht gebruikt om dit probleem grotendeels op te lossen. Door het stellen van specifieke doelen wordt er op reguliere basis gefilmd en blijft het project ook levend binnen de organisatie. Voor de meest waardevolle procedures wordt een planning gemaakt, deze staat nu al vol tot volgend jaar mei! Ook werd laatst een evaluatievideo gemaakt over GPAL binnen PI Dordrecht. 

Zie hier de evaluatie video’s van PI Dordrecht

De Resultaten

Versneld onboarding traject 

Het taakveld van medewerkers binnen PI Dordrecht is heel divers. Door de visuele uitleg van instructievideo’s kan GPAL helpen om al deze procedures versneld aan te leren. Ook wordt het inwerktraject als leuker ervaren, omdat de video’s gemaakt worden door de eigen collega’s. Zo wordt het hele onboarding traject versneld, efficiënter en zorgt het voor meer verbintenis met de organisatie. 

“GPAL versnelt de hele procedure. In een filmpje kun je niet alles in diepte uitleggen, maar het geeft wel een veel betere basis. Dat zie je ook herkenning onder jonge werknemers, die hebben er een klik mee en vinden het extra  leuk.”

Verbondenheid: voor & door werknemers

Door de introductie video’s en het enthousiasme van de filmploeg, zitten de instructievideo’s vol met charisma en een soort leuke brutaliteit. Het is zo echt een product van de hele organisatie geworden en nieuwe werknemers voelen zich meteen meer thuis en betrokken. Naast het feit dat het een leukere manier van kennismaking is, worden instructies ook sneller opgepakt. 

Ook door het betrekken van de eigen medewerkers in het verfilmen van procedures, wordt iedereen weer enthousiast gemaakt. Er wordt inmiddels enthousiast gereageerd op het maken van video’s en achteraf wordt er ook trots op teruggekeken. 

“Het is bijzonder mooi als je een onderwerp voor ogen hebt en dit komt in een video echt tot zijn recht. Het nakijken van zo’n video levert dan ook heel veel plezier op en doet ook iets met de trots van mensen.”