CASE: Service Rondom Bed (SRB) ondersteunt de onboarding met instructievideo’s binnen het LUMC ziekenhuis. 

De Uitdaging

De afdeling ‘Service Rondom het Bed’ (SRB) is verantwoordelijk voor alle facilitaire taken voor 23 verschillende afdelingen binnen het LUMC ziekenhuis. Zo beheren zij de voorraad, maken de kamers van patiënten schoon, verzorgen voeding voor patiënten en verzorgen allerlei apparatuur, zoals de infuuspomp. “Wij zijn de tandwielen,” zo legt Tom uit, “wij draaien het huis, zodat de verpleging voor de patiënt kan zorgen.” 

Nieuwe werknemers binnen SRB krijgen daarom vaak te maken met veel diverse en afdelingsspecifieke taken, waar ze snel bekend mee moeten raken. Nieuwe medewerkers werden voorheen ingewerkt door tijdens de eerste werkdagen mee te lopen met meer ervaren collega’s. Echter bleek al snel dat door alle indrukken veel informatie verloren ging en veel alweer vergeten werd, en dat is natuurlijk erg zonde van de tijd. 

“Als je op de eerste werkdag een hele stortvloed van informatie over je heen hebt gekregen en je moet het daarna in je eentje doen, kan dat nog best lastig zijn. Met de GPAL video’s heb je nu eigenlijk een collega in je zak zitten waar je altijd op kunt terugvallen.”
– Tom, Unit Coördinator 

SRB begon daarom 4 maanden geleden met GPAL, om zo werknemers beter te ondersteunen tijdens hun inwerktraject met handige en korte instructievideo’s. 

“Ik zou GPAL zeker aanraden aan andere ziekenhuizen. Vooral waar [facilitaire] werknemers werken op veel verschillende afdelingen. Het takenpakket is voor 80% hetzelfde op alle verpleegafdelingen maar er zijn ook afdeling-specifieke taken. Met video-instructies ondersteun je personeel, geef je hen meer zelfvertrouwen in het uitvoeren van hun werkzaamheden, en verhoog je ook hun inzetbaarheid.”
– Tom, Unit Coördinator 

De Aanpak 

Door korte instructievideo’s te bekijken, kunnen nieuwe medewerkers makkelijk informatie tot zich nemen wanneer ze daar behoefte aan hebben en wanneer ze dat nodig hebben.

Dit zorgt er niet alleen voor dat het inwerktraject een stuk sneller en toegankelijker is, maar geeft ook een stukje extra zelfvertrouwen aan nieuwe medewerkers tijdens hun dienst. 

“We wilden echt het inwerktraject ondersteunen. Als je hier nieuw bent, komt er echt een hele hoop tegelijk op je af en dat is ook waarom wij de app ondersteuning willen aanbieden, zodat je informatie tot je kan nemen wanneer je daar behoefte aan hebt en wanneer je dat nodig hebt.”
– Tom, Unit Coördinator

Ondertussen zijn er al talloze video’s gemaakt die actief worden bekeken in de GPAL app. Toch gaat Tom, samen met collega Robin, nog regelmatig op stap om allerlei handelingen binnen het ziekenhuis te verfilmen. Bij het maken van deze video’s worden ook ervaren collega’s betrokken. Samen kiezen zij een onderwerp en gaan deze vervolgens verfilmen. “In het begin is het filmen wel even spannend”, vertelt Tom, “toch willen collega’s vaak wel helpen met de video’s maken.” Vooral nu er steeds meer video’s in de app staan en mensen zien wat voor resultaten het oplevert, zijn er steeds meer collega’s die mee willen doen met het maken van video’s. 

Ook worden werknemers gevraagd om hun mening te geven over bestaande video’s of om suggesties te geven voor nieuwe video’s. Medewerkers met goede ideeën en suggesties mogen dan vervolgens mee helpen om nieuwe video’s op te nemen. Op deze manier wordt het echt iets wat we samen doen. Ook zijn er een hele hoop praktische vragen van werknemers beantwoord en in de app gezet. 

“Wij hebben soms wel 160 medewerkers die vaak dezelfde vragen stellen, zoals hoe je inlogt bij je e-mail of wie je kunt contacteren voor bepaalde zaken. De meest voorkomende vragen hebben we toen gefilterd en een video-instructie van gemaakt. Dat scheelt ons ook weer een hoop tijd en is voor hen vaak makkelijker te vinden.” 
– Denise, Teamleider

De Resultaten 

Duidelijke en makkelijke werkinstructies

De meeste medewerkers zijn erg enthousiast over het gebruik van de GPAL app. Dat bleek ook uit de tevredenheidsenquête die recentelijk gehouden is binnen SRB. Voornamelijk de duidelijkheid van de instructies kwam naar voren in de enquête. Zo vertelt Tom dat de video’s vaak duidelijker en makkelijker worden gevonden dan het protocol. De instructievideo’s, zo legt hij uit, laten visueel zien hoe je iets precies uitvoert, terwijl de protocollen vaak droge en kale stukken tekst zijn. 

“Mensen zijn ook erg actief [in de app]. Als ik dan een nieuwe video heb geplaatst, en iedereen meteen een notificatie daarvan krijgt, staat daarna de telefoon ook wel even roodgloeiend met likes en reacties.” 
– Tom, Unit Coördinator 

Ook wordt het gebruik van video’s als makkelijker ervaren onder werknemers. Werknemers vinden het vaak ook gewoon een stuk leuker om instructievideo’s te bekijken, dan een protocol te lezen. De video’s worden veel en enthousiast bekeken. 

“In het begin zagen we er een beetje tegenop om de GPAL app te introduceren. Maar dit viel in de praktijk onwijs mee omdat alle medewerkers een heel duidelijke en begeleidende mail ontvingen. Ook de applicatie zelf is erg gebruiksvriendelijk.”
– Denise, Teamleider

Ondersteunen, maar ook hogere inzetbaarheid

Het gebruik van video in het inwerktraject vergroot de inzetbaarheid van medewerkers. Regelmatig krijgen medewerkers bij SRB te maken met veel afdelingsspecifieke taken. Zo kan een medewerker die op één afdeling is ingewerkt op een andere afdeling werk tegenkomen wat ze nooit hebben gezien. In deze momenten, wordt de GPAL app ingezet om deze afdeling-specifieke taken in korte instructievideo’s toch makkelijk uit te leggen. Een goed voorbeeld is het opmaken van een wiegje bij het Geboortehuis Leiden. Dit gebeurt op een hele specifieke manier en moet ook aan bepaalde standaarden voldoen.

“Op het moment dat je nu een medewerker neerzet op een afdeling waar zij nog nooit gewerkt heeft, zou die nu makkelijk bijvoorbeeld een wiegje kunnen opmaken, omdat het zo duidelijk omschreven is in de instructievideo’s. Het vergroot echt de inzetbaarheid, maar ook het vertrouwen van medewerkers om hun taken zelfstandig uit te voeren.”
– Tom, Unit Coördinator 

Op deze manier wordt het personeel niet alleen ondersteund in het verrichten van hun werkzaamheden, maar ook wordt de inzetbaarheid verhoogd. Het is immers een stuk makkelijker om personeel in te zetten op een andere afdeling als zij zelfstandig de juiste taak-uitvoering kunnen bekijken via video. 

Een competitieve strijd: Maak leren leuker

Een ander interessant fenomeen wat zich voordoet bij SRB is een gezonde concurrentiestrijd tussen de verschillende werknemers. Zo wil iedereen de meeste video’s kijken en het hoogste aantal learning points in de app hebben. Dat is natuurlijk erg positief voor de organisatie zelf, iedereen wordt immers op deze manier aangespoord kennis op peil te houden. Tegelijkertijd maakt het het leerproces leuker voor werknemers. 

“De learning points in de GPAL app leiden bij ons ook echt tot een competitieve strijd. Dat is niet alleen een hele tactische manier om personeel op te leiden, maar tegelijkertijd ook echt een stuk leuker.”
– Denise, Teamleider

Aan het begin van de GPAL pilot heeft SRB zelfs enkele keren de medewerkers met de meest learning points een kleinigheidje gegeven namens de afdeling.  “Onze grootste GPAL gebruikers,” zo vertelt Denise, “werden zo ook even in het zonnetje gezet.”. 

In de toekomst: Wegwijs maken op de afdeling

In de toekomst wil SRB, GPAL ook nog op andere manieren inzetten, voornamelijk om personeel sneller wegwijs te maken binnen het ziekenhuis. Zo kunnen ervaren medewerkers, aan de hand van video’s, zichzelf voorstellen en vertellen wat zij op de afdeling betekenen. 

“Het is een erg groot ziekenhuis met veel verschillende mensen, met weer nog meer verschillende taken. Met video’s kun je dan makkelijk voor elke afdeling een soort kennismaking praatje of algemene introductie opnemen. Nieuwe medewerkers kunnen dan van tevoren video’s kijken om alvast bekend te raken met het ziekenhuis.” 
– Denise, Teamleider

Nieuwe medewerkers worden op deze manier niet alleen ingewerkt over hun eigen taken, maar krijgen ook meer algemene kennis van het ziekenhuis en herkennen meteen al wat meer gezichten. Dat stukje herkenning, zo legt Denise uit, kan zorgen voor een warme overdracht en een warm welkom.