CASE: Inwerken en Leren op de werkplek binnen Detentiecentrum Rotterdam

De Uitdaging 

Detentiecentrum Rotterdam is een uitzetcentrum. Met 10 afdelingen is het één van de grootste inrichtingen in Nederland. De werkzaamheden in DC Rotterdam zijn erg divers, van handhaven tot het bieden van een luisterend oor. Nieuwe medewerkers moeten in korte tijd bekend raken met een grote hoeveelheid procedures en protocollen, zoals het uitvoeren van celinspecties, het toepassen van de handhavingsmatrix,  het boeien van ingezetenen, maar ook het begrijpen van talloze beveiligingssystemen en het plaatsen van bestellingen voor de ingezetenen.  

Door de grote hoeveelheid procedures waarmee nieuwe medewerkers bekend moeten raken is het inwerktraject erg intensief en tijdrovend. Niet alleen voor de nieuwe medewerker, maar ook voor de mentor. 

‘’Het inwerkproces voorheen was heel intensief voor de mentors, die de nieuwe medewerkers inwerken. Op het moment dat wij de werkinstructies konden aanbieden via filmpjes konden de mentoren meer focus houden op hun werkzaamheden op de vloer zodat de veiligheid gewaarborgd kon blijven.’’ 
– Nadia, Projectleider GPAL DC Rotterdam

DC Rotterdam gebruikt daarom GPAL om met instructievideo’s nieuwe medewerkers zelfstandig en efficiënt te laten inwerken en te laten leren op de werkplek. Roger Pellemans, directeur van DC Rotterdam over de samenwerking met GPAL:  

‘’Binnen DCR neemt innovatie een belangrijke plek in. Zo maakt het lezen plaats voor het kijken naar filmpjes! Zeker in een wereld waarin een taalbarrière communicatie in de weg staat is dit een enorm helpend systeem. Zeker als je bijvoorbeeld ook voor het verfilmen eigen personeel inzet! ‘’

De Aanpak

Zie hieronder hoe GPAL wordt gebruikt in Detentiecentrum Rotterdam. Vooral leuk om even te kijken vanaf 1.37 waar wordt uitgelegd hoe deze boekjes eruitzien. 

Na het samenstellen van een enthousiast team van collega’s, begon het verfilmen van de belangrijkste procedures. Een speciaal  inwerkboek werd gemaakt met QR-codes die, als je ze scant vanuit de GPAL App, direct de juiste instructievideo’s tonen in de App. Met de boekjes kunnen nieuwe medewerkers nu makkelijk de visuele instructies  bekijken via een iPad en daarmee veel zelfstandiger inwerken en ook opdrachten maken. De collega’s kunnen ook op elkaar reageren en vragen stellen.  

Een grote uitdaging voor DC Rotterdam lag in het implementeren van de technische aspecten, zoals WIFI en devices in een hoog beveiligde omgeving. De oplossing werd al snel gevonden in het gebruik van iPads, waarmee nieuwe werknemers aan de slag konden. Ondanks een wat trage start werd het filmen daarna al snel en enthousiast opgepakt, zoals de projectleider van GPAL vertelt.

‘’Toen het gevoel kwam, ging het [filmen] steeds sneller en beter. Ik heb geluk gehad met het team die zo enthousiast de filmdagen hebben opgepakt.’’
– Nadia, Projectleider GPAL DC Rotterdam

Ondertussen zijn alle belangrijke procedures verfilmd en zijn zowel oude als nieuwe medewerkers erg tevreden met het gebruik van GPAL. 

Zie hieronder hoe GPAL gebruikt wordt in Detentiecentrum Rotterdam. 

De resultaten

Visueel leren heeft de voorkeur 

Door het visuele aspect van video instructies wordt nieuwe kennis beter opgenomen door nieuwe medewerkers. Ook kan met GPAL de kennis van medewerkers makkelijker worden getest. De onderlinge feedback tussen collega’s zorgt ook voor het verfrissen en op peil houden van kennis in het detentiecentrum. 

GPAL valt in de smaak bij nieuwe werknemers 

De app valt in de smaak, zeker bij nieuwe werknemers. Zij ervaren het gebruik van instructiefilmpjes als passend bij deze tijd en het maakt hun inwerkperiode ook leuker. Door de grote variatie in werkzaamheden zijn video instructies een veel prettiger manier om te leren dan op schrift.

Het filmen met eigen medewerkers doet ook wat voor de cultuur

Het idee achter GPAL is dat je je video instructies zelf filmt met je eigen experts. Dit kan gewoon met een smartphone of tablet. Dat maakt het makkelijk en laagdrempelig. Dat bevalt erg goed en heeft als bijvangst dat de medewerkers meer betrokken zijn bij het delen en borgen van kennis dan ooit tevoren. Het wordt daarnaast ook nog eens als veel leuker ervaren.    

‘’De nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt. Doordat ze naar video instructies kijken van collega’s en dat uiteraard leuk vinden, blijft de informatie ook beter hangen.’’
– Nadia, Projectleider GPAL DC Rotterdam

Op dit moment wordt GPAL ook uitgerold binnen andere inrichtingen van DJI door geheel Nederland.