CASE: Hoe operators met verfilmde SOP’s worden ingewerkt in fabriek Essity Operations Gennep B.V. 

De Uitdaging

Met fabrieken wereldwijd is Essity Operations een grote leverancier van hygiëne producten, zoals Tena, Libresse, Libero, Tork, Tempo en nog veel meer. Bij het produceren van deze producten krijgen werknemers te maken met complexe productie machines en -processen. 

Binnenkort wordt er een nieuwe machine geïnstalleerd binnen de Essity fabriek in Heijen. Deze enorme machine bestaat uit veel complexe onderdelen en processen waar operators snel bekend mee moeten raken. Bij een nieuwe machine telt elke minuut als het gaat om het operationeel draaien, waardoor de snelheid van opleiden en trainen cruciaal is. Essity Operations Gennep BV gaat ter ondersteuning GPAL inzetten zodat operators, met behulp van instructievideo’s, de machine snel leren kennen. 

“Het is een handige App, kant en klaar en heel gebruiksvriendelijk. De echte toegevoegde waarde van video instructies op je smartphone is dat de juiste informatie op het juiste moment en op de juiste plek voor de operator beschikbaar is.” 
– Johny 

Er moest dus een snelle manier gevonden worden om nieuwe operators snel op te leiden voor de nieuwe LEAP machine. 

De Aanpak 

Met de GPAL-sprint methode zijn er nu twee doelen vastgesteld. Ten eerste het inwerktraject voor de nieuwe Leap productiemachine deels vastleggen op video, en ten tweede het verfilmen van inwerktrajecten op de bestaande productiemachines in Heijen.     

Project 1: De nieuwe LEAP machine – van papieren SOPs naar video

Voorheen werd een team operators naar een andere vestiging in het buitenland gestuurd om daar te leren hoe een nieuwe machine gebouwd wordt en werkt. De informatie over elk los onderdeel werd daarna verwerkt in een Standard Operating Procedure (SOP), een stap-voor-stap uitleg op papier. Dit proces kost erg veel tijd en is niet altijd even efficiënt. Complexe processen zijn immers lastig uit te leggen op papier. 

Essity is daarom begonnen met video instructies. Bewegend beeld met een voice-over zegt dan immers veel meer dan een statische foto met tekstuele uitleg. 

“Het kost soms wel een paar uur om een goede SOP in elkaar te zetten en dan moeten er ook nog eens honderden gemaakt worden [voor de nieuwe machine]. Probeer in een SOP maar eens uit te leggen wanneer een lampje snel of langzaam knippert. Met een korte en duidelijke video instructie, gemaakt door je eigen expert, gaat dit veel gemakkelijker en kun je veel tijd besparen.”
– Chris 

Ook zit er vaak maanden tijd tussen het moment waarop er wordt geleerd over de nieuwe machine in het buitenland en het moment waarop de machine daadwerkelijk aankomt in de eigen fabriek. Tegen de tijd dat er met de nieuwe machine gewerkt moet worden, is al veel kennis en vaardigheden weggezakt. Het maken van video instructies gaat dan niet alleen sneller, maar zorgt er ook voor dat je gemakkelijker op de geleerde kennis terug kan vallen.      

“Omdat er in een Essity fabriek in Polen al een Leap machine in productie is gaan een aantal van onze operators daar binnenkort in opleiding. Het is de bedoeling dat de operators daar meteen GPAL gebruiken voor het maken van video instructies. Dit bespaart veel tijd en we hebben dan ook direct leerzame video’s voor operators die in de fabriek in Heijen achterblijven.”
– Johny 

Project 2: Het verfilmen van inwerktrajecten

Ook wil Essity graag de onboarding van bestaande productiemachines in de Heijen fabriek verfilmen. Er zijn intussen een aantal film-sessies georganiseerd met groot succes. Tijdens een filmsessie gaan mentoren (ervaren operators met een mentorrol binnen het inwerktraject) zelfstandig aan de slag met het verfilmen van verschillende standaard werkinstructies in de fabriek. Ondanks dat het voor sommigen nog wennen is om zichzelf op video te zetten, nemen de mentoren zelf het initiatief. Zo besloten een aantal mentoren, door het lawaai in de fabriek, om video’s op een later moment in te spreken en al snel verschenen er duidelijke instructievideo’s in de GPAL-app.

“Er zijn een aantal mentoren die het hartstikke leuk en effectief vinden om video instructies te maken. Dit zie je onder andere terug in het aantal omgezette statische standaard werkinstructies naar dynamische leerzame video instructies.”
– Chris 

Voorbeelden van instructievideo’s die in de fabriek zijn gemaakt

Op dit moment worden de video’s voornamelijk gemaakt door de mentoren, maar op lange termijn wordt de GPAL-app ook uitgerold in de hele fabriek. De mentoren worden nu aangespoord om zelfstandig allerlei handelingen te verfilmen terwijl ze een nieuwe medewerker inwerken. Er hoeft dus niet altijd extra tijd vrijgemaakt te worden voor het verfilmen van procedures. Een video instructie is immers zo gemaakt. 

“We hebben een aantal mentoren die tijdens de eerste 6 weken van het inwerktraject boven de standaard teambezetting meewerken. Zij kunnen dan tijdens het inwerken van de (nieuwe) operator direct video instructies maken van de handelingen. Op deze manier komen er steeds meer video’s bij.”
– Chris 

De Resultaten

De mentoren zijn nu vooral bezig met het maken van instructievideo’s en het inrichten van de GPAL-app. Om te beginnen testen zij de opzet en instructievideo’s binnen een beperkte groep operators uit. Hier zijn de reacties zeer positief. Daarnaast valt het op dat door de mond-op-mondreclame de ondersteunende afdelingen ook steeds nieuwsgieriger worden en meer willen weten over de mogelijkheden. Eind dit jaar moet de GPAL-app voor alle operators toegankelijk zijn. Toch zijn er al wat resultaten zichtbaar. 

De juiste kennis op het juiste moment en op de juiste plek bij de hand

Het nadeel van een papieren SOP, zo legt Chris uit, is dat deze niet altijd even toegankelijk is. SOP’s moeten geprint worden en dat loopt niet altijd soepel. Je herkent het wel; de inktcartridge is leeg, het papier is op, of het papier loopt vast in de printer. Dit kost veel tijd en het ontmoedigt de operator om überhaupt een SOP te raadplegen. Het kijken van een korte instructievideo is dan vele malen efficiënter en sneller. 

“Als je ergens op de derde verdieping zit en je moet helemaal naar beneden om een SOP uit te printen dan is het natuurlijk veel handiger als je snel een video-instructie kan kijken op je smartphone.  Het is een voordeel dat je binnen de GPAL-app video’s ook offline kunt bekijken.”
– Chris 

Inwerktraject en performance support op de werkvloer 

Niet alleen voor nieuwe medewerkers, maar ook voor de meer ervaren operators is GPAL voordelig. Zo legt Johny uit dat de app een goede manier is om meer performance support te geven aan operators. Een operator die van de ene naar de andere machine moet springen, kan bijvoorbeeld gemakkelijker kennis opfrissen. Je verhoogt hiermee de flexibele inzetbaarheid van operators over de verschillende productiemachines en productieafdelingen. Een ander voordeel is dat ook ervaren operators, zoals de mentoren, weer in de leerstand schieten. Zij moeten goed nadenken over het vastleggen van de juiste handelingen op video en frissen daarmee hun eigen kennis ook weer op.

“Het mooie van de GPAL-app is dat het ook anderen binnen de organisatie weer terug in de leerstand brengt. Als de mentor iemand een handeling moet uitleggen op video dan gaat hij toch eerst nadenken over hoe het ook alweer precies zat. Soms is hiervoor extra research nodig.”
– Johny 

In de toekomst zullen de video instructies ook worden gebruikt bij het inwerktraject en performance support voor de gehele fabriek. Chris vertelt dat met ondersteuning van de GPAL-app de operator eerder zelfredzaam aan de slag kan en altijd kan terugvallen op de bestaande instructievideo’s. Ook als er geen ondersteuning van een ervaren operator in de buurt is.

Meer draagvlak onder collega’s

Ondanks dat sommige mentoren nog moeten wennen om zichzelf op film te zien, zijn ze erg enthousiast over het maken van video-instructies. Zij vinden instructievideo’s binnen GPAL duidelijker en toegankelijker dan geschreven SOP’s. Door het gebruik van GPAL ontstaat er ook meer interactie tussen collega’s, iets wat ook ervaren wordt onder de mentoren die GPAL nu al (deels) gebruiken. Zij geven uitgebreid feedback op elkaars video’s en wisselen handige informatie en tips uit. 

“Wat we nu zien met de mentoren is dat ze het met elkaar over de video’s en handelingen hebben. Je krijgt ook meer respect voor elkaar als je gewoon durft te zeggen of iets wel of niet goed gaat.” 
– Chris 

Essity Operations Gennep B.V. is momenteel nog hard bezig met het implementeren van GPAL en het maken van video instructies. Binnenkort zal een team van operators met de GPAL-app vertrekken naar de fabriek in Polen en op lange termijn zal GPAL uitgerold worden in de hele fabriek. Wordt vervolgd.