In dit artikel wordt besproken hoe de leercyclus opnieuw kan worden uitgevonden door het verkorten van de tijd die het kost om een training te ontwikkelen en hoe tegelijkertijd de leerkwaliteit én de snelheid van leren verbeterd wordt.

Deze maand bespreken we vragen die we tegenkwamen in de L&D dienstverlening. Hoe veel tijd kost het echt om een training te ontwikkelen? En hoe kan een bedrijf de instroom van nieuwe medewerkers versnellen terwijl de arbeidsmarkt aantrekt? Hoe kan verbeterd worden dat een medewerker behendig en goed inzetbaar is? En hoe vertaalt zich dit in tastbare bedrijfsresultaten? Deze vragen worden hieronder besproken. Alvast een kleine hint; het heeft allemaal te maken met het opzetten van een geheel nieuwe mindset, waarbij we oude gewoontes vergeten en slimme technologie gaan toepassen.

Ontwikkelingstijd voor training

Is het mogelijk om een fantastische training te ontwikkelen in een veel strakkere tijdlijn? Jazeker! Er is dan een nieuwe behendige methode met de juiste tools nodig. GPAL’s CEO, Erik Liet, schrijft dit artikel om u te laten zien hoe de ontwikkelingstijd opzienbarend korter kan door een aantal oude gewoontes uit te dagen.

In januari 2018 heeft ATD onderzoek gedaan naar hoe lang het duurt om een uur eLearning training te ontwikkelen. Recent sprak ik met een van onze klanten en hij vertelde me dat standaard 24 uur ontwikkelingstijd gerekend wordt om een uur klassikaal onderwijs te maken. Wij hebben een methode ontwikkeld waarbij je een uur training in ongeveer twee uur kan produceren. En met slechts 1 uur meer werk is het product inzetbaar voor gebruik, inclusief het instructiemateriaal.

Om dit werkbaar te maken is een zeer eenvoudig te gebruiken stap-voor-stap agile methodiek ontwikkeld. We gebruiken ons GAP product, een platform waar eenvoudig video instructie inhoud kan worden gemaakt, beheerd en afgeleverd. Hieronder staan de te nemen stappen en daarna zal ik laten zien welke gewoontes we hebben doorbroken om te komen tot een significant kortere ontwikkeltijd.

We gaan bijvoorbeeld een 16 uur durend lesprogramma ontwikkelen. Dan hebben we 6 dagen om de training te ontwikkelen en klaar te voor gebruik te maken. Het zou een product training kunnen zijn, of een interne training, een technische klassikale training, maar ook een prestatie ondersteuning voor medische staf of ieder ander onderwerp.

Stap 1: Maak een plan en doel. (DAG 1)

We ontwikkelen een kleine training omschrijving die ingevuld moet worden. Het zou niet meer dan 2-3 uur moeten duren om dit af te maken. Het bevat standaard vragen over de doelen, het team, de verwachte resultaten, de planning en de voorwaarden voor succes. Daarnaast moet het team een Excel sheet invullen met de trainingsonderwerpen die ze willen behandelen. Dat deel omvat categorieën en onderwerpen. Bijvoorbeeld, we maken een categorie over een medisch apparaat en de onderwerpen binnen deze categorie bevatten alle procedures voor het bedienen en gebruiken van dit apparaat. Geen gedetailleerde informatie wordt toegevoegd. Dit zou niet meer dan drie uur moeten duren. Dan wordt het plan besproken en worden de categorieën en onderwerpen in de GPAL Management Console geplaatst in het laatste uur van dag 1. Nu hebben we het doel in de GPAL App geplaatst en de structuur zal verschijnen in onze GPAL App die gedownload kan worden op ieder apparaat.

Stap 2: Start van het filmen (DAG 2-5)

Gebruik uw experts om iets over ieder onderwerp op video uit te leggen. Zorg ervoor dat korte video instructies worden gemaakt die niet langer dan 1 minuut duren. Als het proces langer duurt, verdeel dan de video instructie van een onderwerp in kleinere stapjes. De GPAL App kan gebruikt worden om te filmen en de instructies direct te uploaden in de juiste categorie en bij het juiste onderwerp. De training structuur staat reeds correct in the GPAL App en daarom is de training automatisch gevuld met inhoud en vrijwel direct bruikbaar. De beoordeling van de inhoud is onmiddellijk gedaan op de werkplek omdat uw experts aanwezig zijn bij de opnames.

Stap 3: Afronding van de training (DAG 6)

In deze laatste fase kan gekozen worden tussen verschillende GPAL sjablonen en methodes. In de Management Console kan bijvoorbeeld een groep van medewerkers of studenten gemaakt worden (gebruikers), die de trainingen mogen zien. Aanvullend kan een sjabloon gemaakt worden met bijvoorbeeld instructiekaarten met de naam van de training, het onderwerp en de OR codes die ervoor zorgen dat de video’s makkelijk gevonden kunnen worden.

Een QR code kan gemaakt en daarna geprint worden en dan op het apparaat of in de manual geplakt worden. Als de de OR code met de GPAL App gescand wordt worden de filmpjes die bij het apparaat horen getoond. Ten slotte worden medewerkers uitgenodigd om een gebruikersnaam en password voor hun persoonlijke GPAL App te maken. Vanaf dit moment kunnen de medewerkers leren in het klaslokaal, op de werkplek of thuis (of alle drie). Aanvullende begeleiding kan worden bereikt met de instructiekaarten of andere gekozen vormen van support.

Welke gewoontes zijn doorbroken?

#1 Geen papier

De instructies of scenario’s zijn niet meer vastgelegd op papier. De structuur is uitgeschreven maar niet de inhoud. Dit bespaart veel tijd.
De structuur is opgeschreven, maar niet de inhoud.
Dat scheelt veel tijd.

# 2 Alleen video

In plaats van vastleggen op papier, maken de experts van een bedrijf filmpjes met een simpele mobiel apparaat zoals een telefoon. Film is een van de meest krachtige leerinstrumenten van dit moment. Het laat de context zien en het is snel en solide leren. Indien nodig voegen we een draadloze microfoon toe voor beter geluid. Dus geen cameraman, regisseur of scenario script, maar een simpel mobiel apparaat. De meest effectieve manier van filmen, want de beste leereffectiviteit is onderdeel van de methodiek.

# 3 Gebruik van eigen experts

In het verleden was het gebruikelijk dat een training werd gemaakt door een L&D expert of zelfs een externe expert. In een bedrijf zijn overal vakspecialisten aanwezig. Vraag hen te laten zien wat ze doen en film dit in alle stappen. Het duurt net zolang als hun uitleg, je checkt of alles klopt en als alles goed is wordt het filmpje geupload. Natuurlijk bespaart dit heel veel tijd. In het verleden moesten experts geïnterviewd worden, teksten werden uitgeschreven en rondgestuurd ter beoordeling en correctie, hetgeen weken kon duren.

#4 Overhandiging aan de werknemers of studenten

Normaal gesproken denkt een trainingsontwikkelaar niet na over de overhandiging, over hoe de leerinhoud aantrekkelijk en dynamisch wordt gepresenteerd en makkelijk wordt teruggevonden. Dit is echter een van de belangrijkste onderdelen van de ontwikkeling van een opleiding. Veel te vaak zien we heel veel goede inhoud als mensen ingelogd zijn, terwijl sommige mensen geen PC op de werkvloer hebben. Wij maken het mogelijk om alle inhoud op een simpel mobiel apparaat te tonen. Volledig gepersonaliseerd. En indien gewenst kan aanvullende informatie toegevoegd worden via een van onze templates om toegang attractiever en makkelijke te maken.

#5 Ingebouwde kwaliteit toename

Uiteraard wordt de kwaliteit van een training steeds beter omdat het een evaluerend en continu proces is. Daar is rekening mee gehouden en het verbeteringsproces is van te voren ingebouwd in het systeem. Iedere video kan beoordeeld en gewaardeerd worden. Een groepschat stimuleert discussies en peer2peer oplossingen van problemen. Gebaseerd op real time feedback kan de video instructie geupdate worden door een expert binnen een organisatie.

ROI (Return on Investment)

Als de ontwikkelingstijd van een training korter wordt gemaakt, terwijl de inhoud tegelijkertijd beter wordt, dan is de business case helder. Deze benadering maakt de training beschikbaar voor iedereen overal en daarom wordt het heel aantrekkelijk voor iedere operationele of verkoop organisatie. Product lanceringen kunnen makkelijker en beter ondersteund worden, werknemers kunnen sneller ingewerkt worden (zelfs op de werkplek), werknemers kunnen zich nieuwe taken sneller eigen maken en kennis lekken door werknemers die vertrekken of met pensioen gaan worden voorkomen. De business case voor deze behendige methode en het GPAL product is daarom heel aantrekkelijk.

Too good to be true?

De snelheid van de ontwikkeling kan uiteraard variëren per situatie en type training. Maar we hebben in verschillende organisaties gezien hoe goed het kan werken. een van onze klanten, Optisport, heeft 101 video instructies gemaakt in 6 uur met 6 verschillende experts binnen hun organisatie in hun restaurants, recepties, zwembaden, technische teams en ijshal procedures. Dus daag ons uit als we jullie mogen uitdagen.

Meer informatie? Bel +31 (0) 50 311 0306 of email ons info@gpal-learning.com.